Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

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Ab 2015 müssen die vom Bundesministerium der Finanzen am 14.11.15 veröffentlichten GoBD von allen Unternehmen berücksichtigt werden. Hierin werden die Anforderungen im Vergleich zu den bestehenden GoBS deutlich konkretisiert. Nachfolgend einige Auszüge der Änderungen:Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen

Folgende Fristen werden als unbedenklich bzw. Orientierungswerte genannt:

  • Bare Geschäftsvorfälle = täglich
  • Unbare Geschfftsvorfälle = 10 Tage
  • Kontokorrent = 8 Tage

Hier wird fäschlicherweise oft Erfassung und Verbuchung gleichgesetzt. Eine manuelle, geordnete und übersichtliche Belegerfassung erfüllt die Vorgaben ebenso.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

  • Viele ERP Systeme bieten neben der direkten Verbuchung auch eine Batcherfassung an, bei welchen die Buchung erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Erfolgt die Erstellung von Auswertungen über beide Bereiche, so muss künftig die geforderte Festschreibung „bis zum Ablauf des Folgemonates“ berücksichtigt werden.
    In der Praxis dürfte sich pragmatisch die endgültige Festschreibung vor Abgabe der UStVA als letzte Frist der Festschreibung etablieren.
  • Leicht veränderte Dateien, wie z.B. MS Office, reichen ohne zusätzliche Massnahmen nicht mehr aus. Generell müssen die Abläufe des Belegflusses dokumentiert sein.

Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten

  • Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

  • Alle Daten, Datensätze und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.

  • Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.

Quelle: Datev, Bundesministerium der Finanzen